Hot desking jest nadal popularnym systemem, pomimo tego, że wiele osób uważa go za trudny wybór. Funkcjonujący od lat 90-tych hot desking jest przydatną opcją dla małych biur lub tych, którzy chcą skupić swoją uwagę na komunikacji i współpracy.

Istnieją jednak pewne wyzwania.

Niektórym pracownikom nie podoba się pomysł nieposiadania własnego biurka. W niektórych przypadkach hot desking może powodować niepokój u niektórych pracowników, ponieważ niektórzy po prostu lubią wiedzieć, gdzie będą siedzieć każdego dnia i lubią mieć wszystko w porządku. Jest to cecha osobowości, którą należy traktować z ostrożnością, jeśli naprawdę chcesz iść drogą w kierunku hot desking. Samo pójście do przodu, bez konsultacji z pracownikami i zarządzania obawami, może w rzeczywistości przynieść więcej szkody niż pożytku.

Innym problemem jest to, jak zaprojektować biuro z hot deskingiem tak, aby odpowiadało każdemu w danej przestrzeni.

Cały sens hot desking polega na tym, że pracownicy będą się codziennie przemieszczać i wybierać miejsce pracy w zależności od tego, co muszą zrobić i z kim współpracować przy tym zadaniu. W takim przypadku potrzebny jest więc projekt biura, który będzie odpowiedni dla wszystkich i nie będzie sprawiał problemów.

Problem ze zwykłymi biurkami i krzesłami biurowymi polega na tym, że nie są one odpowiednie dla wszystkich ludzi. Jeśli ktoś zmaga się z problemem bólu pleców, potrzebuje krzesła, które jest odpowiednie dla jego specyficznego problemu i takie, które nie będzie pogarszać problemu. Niewspierające krzesła, być może w tym przypadku krzesła w wannie przez długi okres czasu, nie dają temu konkretnemu pracownikowi wystarczającego wsparcia.

Jakie jest więc rozwiązanie?

Ergonomiczne meble biurowe.

Ergonomia jest idealna w tej sytuacji, ponieważ może być dostosowana do konkretnego pracownika, w każdej chwili. Oznacza to, że jeśli członek personelu ma problem z plecami, problem z bólem szyi lub cokolwiek innego, może dostosować to biurko i krzesło, aby zapewnić, że są wygodne i nie pogarsza problemu, który mają. Dzięki temu pracownik może pracować w ciągu dnia i być tak produktywny, jak tego potrzebuje, bez zewnętrznych czynników rozpraszających, takich jak ból.

Sprawdź ten film, który mówi o ergonomicznym miejscu pracy w nieco bardziej szczegółowy sposób.

Ergonomiczne meble są dobrym wyborem dla hot desking, ale są też inne rodzaje wyposażenia, które są potrzebne, aby aranżacja hot desking działała. Mogą to być kabiny do cichej współpracy lub nawet większe przestrzenie dla ludzi do burzy mózgów bardziej wokalnie wokół okrągłych stołów biurowych z interaktywnymi tablicami.

Nowoczesny projekt hot desking może również zawierać pewne elementy aranżacji agile working, z różnymi strefami dla różnych typów pracy, ale w tym przypadku nie chodzi o wybór miejsca pracy, ale o pracę z odpowiednimi ludźmi w środowisku biurowym i wzmocnienie relacji zawodowych po drodze.

Hot Desking może mieć swoich zwolenników i prawdopodobnie zawsze będzie, ale z pewnością ma też swoje plusy i dla niektórych rodzajów firm, tj. tych, które zdecydują, że ten system biurowy jest dla nich, może być udaną drogą naprzód. Oczywiście, zmiana ta musi być zarządzana ostrożnie, aby zapewnić, że pracownicy przyjmą pomysł, a nie buntują się przeciwko niemu od samego początku. Jeśli tak się stanie, masz większe szanse na wprowadzenie hot desking, niż na odrzucenie go przez pracowników bez uczciwej próby.

Ważne jest, aby nie widzieć tylko negatywnych stron każdego systemu biurowego. Nie ma odpowiedzi, która pasowałaby do wszystkich biur i prawdopodobnie każda firma będzie musiała nieco zmodyfikować wybrany system, aby spełnić swoje własne potrzeby.

Jeśli poświęcisz na to czas, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na hot desking, czy nie, w końcu odniesiesz wielki sukces.